[Part 02] 업무 자동화 툴 조합법 : 챗GPT + 자피어/메이크 + 노션으로 반복 업무 50% 줄이는 방법

피플 아지트

지식 큐레이션

HOME 피플 아지트 지식 큐레이션

＊큐레이터 추천 재능

저렴한 개구리 프로그래밍(대학 과제, C, C++, JAVA, python)

hound233

\ 5,000

(71)

C / C++ / Go / Java 프로그램 개발(Linux, Windows)

kodumulo0125

\ 5,000

()

웹 개발 / 기능 수정 / 신규 페이지 제작합니다 (6년차 개발자)

ekfskfk93

\ 5,000

()

파이썬으로 무엇이든 제작해드립니다

dlghtp17

\ 100,000

()

[IT] [Part 02] 업무 자동화 툴 조합법 : 챗GPT + 자피어/메이크 + 노션으로 반복 업무 50% 줄이는 방법

2025-12-15 10:27:26

218

[Part 02] 업무 자동화 툴 조합법 : 챗GPT + 자피어/메이크 + 노션으로 반복업무 50% 줄이는 방법

차례

1장. AI 기술 변화와 직장 업무 구조의 재편

1.1 생성형 AI의 기술적 기반(LLM, RAG, 멀티모달)

1.2 AI 도입이 백오피스·사무직에 미치는 구조적 영향

1.3 기업 업무 프로세스의 변화: 파이프라인 vs 모듈형 업무

1.4 직장인의 노동 구조 변화: 실행자 → 설계자 → 관리자

1.5 AI 활용 역량이 평가·성과·승진 구조에 미치는 영향

2장. 직장인의 작업을 AI가 대체·강화하는 8대 업무 범주

2.1 문서·텍스트 생산 자동화

2.2 보고·요약·정리 자동화

2.3 정보 검색·리서치 자동화

2.4 커뮤니케이션 자동화(내부보고·외부협업·영문메일)

2.5 데이터 처리·정제·시각화 자동화

2.6 일정·우선순위·프로젝트 관리 자동화

2.7 고객·내부 이해관계자 응대 자동화

2.8 부서별 특수 작업(기획서·제안서·분석서) 자동화

3장. 한국어 업무 환경에 최적화된 AI 도구 지도

3.1 텍스트 AI: ChatGPT, Clova Studio, HyperCLOVA X, 뤼튼

3.2 문서 자동화 AI: DokdoAI, 업스테이지 OCR, Typed, Notion AI

3.3 음성·회의록 AI: caret 캐럿 기반 회의록,

3.4 이미지·영상 AI: Karlo, DALL·E, Runway, Kakao Brain

3.5 자동화·연동 도구: Zapier, Make, N8N, 네이버워크플레이스 자동화

3.6 데이터 분석 보조: 파이썬 코드 생성·SQL 자동 생성 도구

3.7 한국 기업들이 가장 많이 채택 중인 AI 툴 트렌드

4장. 직무별 AI 실무 적용 전략

4.1 기획팀: 조직의 사고를 설계하는 ‘AI 퍼실리테이터’로 진화하기

4.1.1 시장조사 자동화

• 산업분석 자동 요약

• 해외 리포트 요약

• 경쟁사 포지션 맵 자동 생성

• 트렌드 변동성 예측 AI 활용

4.1.2 전략 기획 자동화

• 기획안 구조 자동 생성

• 시나리오 플래닝(시장·경쟁·고객별)

• 전략적 의사결정 매트릭스 자동 생성

• KPI 설정 자동화 템플릿

4.1.3 벤치마킹 자동화

• 경쟁사 기능 분석

• 비즈니스 모델 분해

• 유사 기업 실패·성공 패턴 추출 자동화

4.1.4 프로젝트 관리 자동화

• 일정 자동 생성

• 리스크 사전 탐지

• 의사결정 기록 자동 정리

• 프로젝트 종료 보고서 자동 완성

4.1.5 기획자를 위한 프롬프트 엔지니어링

• 구조화 프롬프트

• 단계적 리딩 프롬프트

• 롤(role) 기반 전문가 프롬프트

• 체인(Chain-of-thought) 지침 템플릿

4.2 마케팅·홍보팀: 브랜드 메시지를 자동 생산·확장하는 시스템 만들기

4.2.1 콘텐츠 기획·제작 자동화

• 월간 콘텐츠 캘린더 생성

• SNS별(인스타, 유튜브, 블로그) 카피 자동 생성

• 광고 문구 A/B 테스트 자동화

• 해시태그·SEO 최적화 자동 생성

4.2.2 고객·시장 분석 자동화

• 고객 페르소나 자동 생성

• 캠페인 성과 분석 자동화

• 구매 패턴 데이터요약

• 고객 반응 감성 분석 자동화

4.2.3 마케팅 실무 자동화

• 배너 이미지 자동제작

• 숏폼 영상 자동 생성

• 프레스 릴리즈 자동 작성

• 인플루언서 리스트업 자동 생성

4.2.4 마케팅 프롬프트 핵심 패턴

• 퍼널 단계별 카피 프롬프트

• 페르소나 생성 프롬프트

• 콘텐츠 변환(요약→영상 스크립트) 프롬프트

4.3 인사·총무(HR/GA): 사내 운영을 표준화·자동화하는 AI 시스템 구축

4.3.1 채용 자동화

• 직무기술서(JD) 자동 생성

• 면접 질문·평가표 자동 생성

• 후보자 비교표 자동 생성

4.3.2 사내 커뮤니케이션 자동화

• 공지문·가이드 문서 자동 작성

• 교육자료·퀴즈 자동 생성

• 사내 제도 설명서 자동 변환(요약 → 매뉴얼)

4.3.3 총무 업무 자동화

• 계약서 요약

• 시설관리 점검 체크리스트 생성

• 사고·이슈 보고서 자동 작성

4.3.4 HR·총무 프롬프트 패턴

• 정책 안내문 템플릿

• 교육자료 템플릿

• 내부 보고 자동화 프롬프트

4.4 영업·상사업무: 고객·거래처 중심 업무의 효율 극대화

4.4.1 제안서 자동 생성

• 영업 시나리오별 제안서 템플릿

• 고객사 맞춤형 솔루션 자동 추천

• 경쟁사 대비 장점 분석 자동화

4.4.2 해외 비즈니스 자동화

• 영문 이메일 자동 생성(톤·국가별 차이 반영)

• 계약서 주요 조항 요약

• 바이어 응대 스크립트 자동 작성

4.4.3 내부 보고·CRM 자동화

• 영업일지 자동 요약

• 고객 기록 구조화

• 거래 히스토리 분석 자동화

4.5 회계·재무팀: 데이터·지표 중심 부서의 스마트 자동화 전략

4.5.1 보고서 자동화

• 월간·분기 재무보고 자동 요약

• KPI 브리핑 자동 생성

• 예산 편성 초안 자동 작성

4.5.2 데이터 분석 자동화

• 비용 분류·정제

• 원가 분석 자동화

• 시나리오별 예측 모델 안내

4.5.3 회계·재무 프롬프트

• 지표 설명 템플릿

• 보고서 구조 생성

• 투자자 보고용 요약 프롬프트

5장. 직장인이 반드시 구축해야 할 AI 기반 업무 자동화 워크플로우 20선

5.1 회의록 자동 생성(음성→텍스트→요약)

5.2 보고서 초안 자동 구조화

5.3 리서치 자료 자동 정리

5.4 이메일 응답 자동화

5.5 프로젝트 계획서 자동화

5.6 제안서 자동 생성

5.7 팀 내부 규정 정리 자동화

5.8 PDF 문서 대량 요약

5.9 데이터 정제 자동화

5.10 이미지·배너 자동 제작

5.11 업무 매뉴얼 자동 생성

5.12 일정 자동 정리

5.13 우선순위 자동 추천

5.14 고객 문의 자동 응답 템플릿

5.15 경쟁사 모니터링 자동화

5.16 품의서·결재 보고서 자동 작성

5.17 제품·서비스 소개서 자동 생성

5.18 다국어 문서 자동 번역·현지화

5.19 1인 RPA 자동화 시나리오

5.20 AI 기반 부서 통합 워크플로우 설계

6장. 프롬프트 엔지니어링 심화

6.1 직장인을 위한 구조화 프롬프트 모델

6.2 단계적 사고 유도(Chain-of-Thought)

6.3 롤 기반 전문가 시뮬레이션

6.4 제약 조건 설계

6.5 평가·검수형 프롬프트

6.6 자동화 프롬프트 묶음(패키지) 만들기

6.7 직무별 전문 프롬프트 80선

7장. 1인 AI 자동화 시스템 구축하기

7.1 파일·문서·데이터 정리 구조 설계

7.2 사내 정보·규정 DB 구축

7.3 개인 RAG 시스템 구성(검색형 업무 자동화)

7.4 자동화 유지보수 전략

7.5 팀 단위로 확장하는 조직적 자동화 프레임워크

8장. 직장인 생산성 2배 프로그램(30일 로드맵)

8.1 Day 1~7: 문서 자동화

8.2 Day 8~14: 기획·아이디어 자동화

8.3 Day 15~21: 커뮤니케이션 자동화

8.4 Day 22~30: 전사적 자동화 시스템 구축

8.5 성과 측정 지표와 실전 변화 예시

9장. AI 활용의 위험·윤리·보안 관리

9.1 민감정보·기밀문서 입력 가이드

9.2 사실 오류 검증 체계 구축

9.3 인사·평가에서의 윤리 문제

9.4 AI 시대에 필요한 법적·저작권 개념

9.5 기업 내 AI 정책 구축 원칙

10장. 결론 – AI를 잘 쓰는 사람은 업무를 ‘하는 사람’이 아니라 ‘재설계하는 사람’

10.1 업무 혁신의 기준이 바뀐다

10.2 AI로 2배 생산성을 만드는 사람의 공통점

10.3 모든 직장인의 미래 생존전략

10.4 지금 당장 시작하는 방법: 최소 행동 3가지

■ [Part 01] AI 시대 직장인 생존 전략 – 업무 자동화로 생산성 2배 만들기

■ [Part 03] AI로 만드는 개인 업무 자동화 시스템 – 하루 2시간을 되찾는 실전 설계법

4.3 인사·총무(HR/GA):

사내 운영을 표준화·자동화하는 AI 시스템 구축

인사·총무 조직은“사람이 없으면 회사가 멈추는 ”백엔드 부서입니다.

채용·근태·평가·공지·시설·계약 등 모든 운영 정보가이 팀을 통해 흘러갑니다.

AI 시대 HR/GA의 핵심 역할은 서류를 직접 만드는 사람이 아니라

“운영 규칙과 데이터 흐름”을 설계하고 AI가 반복 업무를 대신

돌리도록 시스템을 짜는 것입니다.

아래에서는 국내에서 실제 많이 쓰이는 HR SaaS·업무 플랫폼을 전제로

실제 쓸 수 있는 프롬프트와 워크플로우를 정리합니다.

4.3.1 채용 자동화

• 직무기술서(JD) 자동 생성

• 면접 질문·평가표 자동 생성

• 후보자 비교표 자동 생성

1) JD(직무기술서) 자동 생성

실무에서 JD는 대개 예전 공고를 살짝 바꿔 쓰거나

직무 담당자에게 받아 형식만 손보는 식으로 작성됩니다.

AI를 활용하면 “역할 정의 → 책임 → 필요 역량 →우대 조건 → 평가 기준”까지

한 번에 구조화해서 만들 수 있습니다.

국내 HR SaaS 예시

플렉스(flex |https://flex.team) – HR 풀사이클 관리

플랫폼 안에서 직무 정보·기존 인사 데이터를 관리하고,

JD 초안은 텍스트 AI로 생성하는 흐름을 만들 수 있습니다.

프롬프트 예시

“당신은 국내 IT 스타트업의 HR 매니저입니다.

우리는 사내 HR 시스템과 평가 제도를 고도화할 ‘HR 데이터 기반

인사담당자’를 채용하려고 합니다.

아래는 우리 회사의 규모와 조직 구조,

이 포지션에서 기대하는 역할입니다.

[회사 정보]

• 직원 수: 120명

• 조직: 개발 40 / 제품 20 / 마케팅 20 /

영업 20 / 운영·HR·재무 20명

[역할 설명]

• 인사평가 제도 개편

• 채용 데이터 관리·리포트

• HR SaaS(flex) 운영자 역할

• 구성원 상담·온보딩 지원

1. 위 정보를 바탕으로 국내 채용 공고 형식에 맞는

직무기술서(JD)를 작성해 주세요.

2. JD는 ‘포지션 소개 / 담당 업무 /자격 요건 / 우대사항 /

이런 분이면 좋아요’ 순서로 작성해 주세요.

3. 너무 화려한 문구보다 실제 실무를 상상할 수 있는 구체적인 표현을 써 주세요.”

이렇게 생성된 JD 초안을 실제 팀 리더와 함께 수정하면

“처음부터 쓰는 시간”을 크게 줄일 수 있습니다.

2) 면접 질문·평가표 자동 생성

JD가 정리되면그 다음은 면접 질문과 평가 기준입니다.

원티드, 사람인 등채용 플랫폼에서 수집한 유사 직무 JD와 사내 핵심

역량 정의를 AI에 함께 넣고질문 세트를 뽑을 수 있습니다.

원티드 https://www.wanted.co.kr

사람인 https://www.saramin.co.kr

프롬프트 예시

“당신은 국내 IT 회사 인사팀의 채용 담당자입니다.

아래는 우리가 채용하려는 ‘마케팅 매니저’ 포지션의 JD입니다.

또한 우리 회사의핵심 인재상·핵심 역량 정의를 함께 제공하겠습니다.

[마케팅 매니저 JD]...

[핵심 인재상·역량]

• 데이터 기반 의사결정

• 협업 커뮤니케이션

• 주도적 실행력

1. 실무 역량을 검증할 행동 기반 면접 질문 10개를 작성해 주세요.

(예: “어떤 상황에서…실제 사례를 말해 주세요” 형식)

2. 각 질문마다 좋은 답변 예시와 주의해야 할 답변 특징을 한 줄씩 적어 주세요.

3. 위 질문들을 기반으로 5점 척도 평가표를 만들고, 평가 항목명을

최대 6개 이내로 구조화해 주세요.

4. 평가표는 ‘역량명 / 질문 번호 /평가 기준 / 코멘트란

’컬럼을 포함하도록 설계해 주세요.”

이렇게 만든 질문·평가표를 구글 스프레드시트·플렉스·내부 인사 시스템에 옮기면

면접 준비 시간을 표준화할 수 있습니다.

3) 후보자 비교표 자동 생성

최종 단계에서는 “누가 더 우리 팀에 맞는가”를 정리하는 작업이 필요합니다.

실무에서는 각 평가자 코멘트를 AI에 모아서 넣고 후보자별로

정리하게 하는 방식이 효율적입니다.

프롬프트 예시

“당신은 채용 최종 의사결정을 돕는 HR 애널리스트입니다.

아래에는 마케팅 매니저 포지션 최종 후보 3명의

면접 평가 코멘트와 점수 요약이 있습니다.

1. 각 후보자의 강점·약점을 5줄 이내로 요약해 주세요.

2. 우리 회사의핵심 인재상(데이터 기반, 협업,주도성)을 기준으로

볼 때 어떤 차이가 있는지 후보자별로 정리해 주세요.

3. 면접관 의견이갈린 부분이 있다면그 논점을 명확히 적어 주세요.

4. 대표에게 보고할 최종 의사결정 메모 형식으로 A4 반 페이지 분량으로 정리해 주세요.

[후보자별 평가 코멘트]…

이 과정을 통해 채용 회의에서의 “감정적인 논쟁” 대신 정리된 정보를 기반으로

결정을 내리기 쉬워집니다.

4.3.2 사내 커뮤니케이션 자동화

• 공지문·가이드 문서 자동 작성

• 교육자료·퀴즈 자동 생성

• 사내 제도 설명서자동 변환(요약 → 매뉴얼)

1) 공지문·가이드 문서 자동 작성

사내 공지의 문제는 “너무 길거나, 너무 딱딱하거나, 핵심이 안 보이거나”

셋 중 하나인 경우가 많습니다.

카카오워크 같은 사내 커뮤니케이션 도구와 AI를 함께 쓰면

공지 작성→요약→Q&A까지 표준화할 수 있습니다.

카카오워크 https://www.kakaowork.com

프롬프트 예시

“당신은 국내 IT 회사의 인사·총무 담당자입니다.

아래 내용은 ‘재택·하이브리드 근무 제도’에 대한 초안 메모입니다.

내용이 중구난방이고 문장이 거칠 수 있습니다.

[초안 메모]…

1. 이 내용을 바탕으로 구성원이 이해하기 쉬운 공지문을 작성해 주세요.

2. 공지문은 ‘도입 배경 / 적용 대상 /근무 형태(사무실·재택 비율) /

보고·협업 원칙 /문의 채널’ 순서로 써 주세요.

3. 카카오워크 공지에 올릴 3줄 버전 요약문도 함께 작성해 주세요.

4. 직원들이 자주 물어볼 법한 Q&A 10개를 ‘질문 / 답변’ 형식으로 정리해 주세요.”

이 프롬프트를 정책마다 재사용하면 사내 공지의 톤과 구조가 일관되게 유지됩니다.

2) 교육자료·퀴즈 자동 생성

신규 입사자 온보딩,정보보안·성희롱 예방·개인정보 등 반복되는 필수 교육은

AI로 기본 골격을 만들고 회사 특성을 덧입히는 방식이 현실적입니다.

프롬프트 예시

“당신은 국내 중견기업의 HRD(교육 담당자)입니다.

우리 회사 신규 입사자를 위한 ‘정보보안 기본 교육’자료를 만들고자 합니다.

아래는 회사 보안 규정에서 가장 중요한 항목들입니다.

[핵심 규정 발췌]…

1. 슬라이드 10~12장 분량의 교육 개요안을 만들어 주세요.

(슬라이드 제목과 각 슬라이드에 들어갈 핵심 bullet 포인트만)

2. 교육 후 이해도 확인을 위한 OX 문제 10개와 객관식 10개를 만들어 주세요.

3. 각 문제마다 정답과 해설을 한 줄씩 적어 주세요.

4. 신규 입사자 공지에 넣을 교육 안내 문구도 5줄 이내로 작성해 주세요.”

이렇게 생성된 아웃라인을 기반으로 PPT·LMS에 옮기면

교육 설계 시간을 크게 줄일 수 있습니다.

3) 사내 제도 설명서

자동 변환(요약 → 매뉴얼)

복지·평가·승진·휴가 제도는 대부분 규정집에는 있지만

직원들이 실제로 “어디서 어떻게 신청하는지”를 모르는 경우가 많습니다.

AI를 사용하면 규정 전문을 넣고 “직원용 매뉴얼 버전”으로 다시 뽑을 수 있습니다.

프롬프트 예시

“당신은 사내 제도 안내서를 만드는 HR·총무 담당자입니다.

아래는 우리 회사의 ‘복지 포인트·교육비 지원 제도’에 대한 규정 전문입니다.

[규정 전문]…

1. 이 규정을 직원이 쉽게 이해할 수 있도록 ‘사내 매뉴얼’ 형식으로 다시 작성해 주세요.

2. 구조는 ‘누가 / 언제 / 무엇을 /얼마까지 / 어떻게 신청하는지 /주의사항’ 순으로 해 주세요.

3. 카카오워크 공지용 5줄 요약 버전과,FAQ 8개도 함께 만들어 주세요.

4. 인트라넷 페이지에 올릴 때 목차 구조(1, 1-1, 1-2)를 제안해 주세요.”

이 과정을 각 제도마다 반복하면 규정과 실제 안내 문서의 갭을 빠르게 줄일 수 있습니다.

4.3.3 총무 업무 자동화

• 계약서 요약

• 시설관리 점검 체크리스트 생성

• 사고·이슈 보고서 자동 작성

1) 계약서 요약

총무·법무가 없는 회사에서는 총무 담당자가

임대차·용역·서비스 계약서를 혼자 검토해야 할 때가 많습니다.

이때 계약서를 그대로 붙여 넣기보다 중요 조항만

AI에게 요약하게 하는 방식이 현실적입니다.

프롬프트 예시

“당신은 국내 중소기업의 총무·법무 담당자입니다.

아래는 우리 회사 사무실에 대한 임대차 계약서 전문입니다.

1. 이 계약에서 우리 회사 입장에서 특히 중요하게 봐야 할 조항을

10개 이내로 추려 번호와 함께 정리해 주세요.

2. 각 조항에 대해 ‘우리 회사에 유리한지 /불리하거나 위험 요인이 있는지’를

한 줄씩 평가해 주세요.

3. 계약 기간, 보증금, 월세,갱신·해지 조건을 표로 정리해 주세요.

4. 대표에게 보고 할 수 있도록 A4 반 페이지 분량의 요약 메모를 작성해 주세요.”

단, 실제 법률 해석은 변호사·법무 전문가가 최종 검토해야 하며,AI 요약은

“핵심 포인트 정리” 용도로 쓰는 것이 안전합니다.

2) 시설관리 점검 체크리스트 생성

총무는 사무실 이전·안전 점검·비품 관리 등

체크리스트가 많을수록 실수가 줄어듭니다.

AI를 활용해 설비·보안·환경별 점검 항목을 만들어 두면 연간·월간 점검 루틴을

손쉽게 설계할 수 있습니다.

프롬프트 예시

“당신은 직원 100명 규모의 사무실을 관리하는 총무 담당자입니다.

우리 사무실은 오픈형 좌석 + 회의실 4개 + 전화 부스 3개

+ 탕비실 +서버실로 구성되어 있습니다.

1. 분기별로 진행할 ‘사무실 안전·시설 점검’ 체크리스트를 만들어 주세요.

2. 체크리스트는 ‘소방·안전 / 전기·장비 /청결·환경 / 편의시설

’네 카테고리로 나누고, 각 항목마다 점검 방법과 기준을 한 줄씩 적어 주세요.

3. 실제 점검 시구글 스프레드시트에바로 옮겨 쓸 수 있도록

‘카테고리 / 항목 / 점검 방법 /이상 유무 / 비고’ 컬럼을 가정하고 작성해 주세요.”

이 체크리스트를 카카오워크 설문·폼이나 HR SaaS 내 업무 템플릿으로

옮기면 주기적인 점검 업무가표준화됩니다.

3) 사고·이슈 보고서 자동 작성

사고·사고에 준하는 이슈는 “형식 있는 보고”가 중요합니다.

AI를 활용하면 총무 담당자가 메모한 내용을 사고 보고서 형식으로 정리할 수 있습니다.

프롬프트 예시

“당신은 총무·안전 관리를 맡고 있는 운영 담당자입니다.

아래는 오늘 사무실에서 발생한 ‘누수 사고’에 대한 현장 메모입니다.

문장이 거칠고 시간 순서도 섞여 있습니다.

[현장 메모]…

1. 이 메모를 바탕으로 ‘사고 경위서’ 초안을 작성해 주세요.

2. 형식은 ‘사고 개요 / 발생 일시·장소 /상세 경위 /

즉시 조치 내용 /추후 재발 방지 대책 /기타 참고 사항’ 순서로 해 주세요.

3. 대표·임원 보고용 10줄 요약 버전도 함께 작성해 주세요.

4. 비슷한 사고 재발을 막기 위한 사무실 운영 측면의 개선

아이디어 5개를 제안해 주세요.”

이렇게 만든 템플릿을 사고 유형별로 저장해 두면 앞으로는

메모만 AI에 던져도 기본 보고서가 자동으로 생성됩니다.

4.3.4 HR·총무 프롬프트 패턴

• 정책 안내문 템플릿

• 교육자료 템플릿

• 내부 보고 자동화 프롬프트

HR·총무 업무는 “자주 반복되지만 형식이 비슷한 글”이 매우 많습니다.

아래 세 가지 패턴을 사내 위키·노션 등에 템플릿으로 저장해 두면

구성원 누구라도 일정 수준 이상의 문서를 쉽게 만들 수 있습니다.

1) 정책 안내문 템플릿

예시 템플릿

“당신은 국내 IT 기업의 인사·총무 담당자입니다.

아래 내용은 새로 도입하려는[제도명]에 대한 초안 메모입니다.

[초안 메모]…

이 정보를 바탕으로 사내 공지에 올릴 정책 안내문을 작성해 주세요.

조건

1. 구조

1. 제도 도입 배경

2. 적용 대상

3. 세부 내용

4. 신청·문의 방법

5. 시행 일자

문체

• 직원에게 설명하듯 존댓말로 작성

• 불이익이 아니라 ‘지원·보호’의 느낌을 주도록 작성

추가

• 카카오워크 공지 상단에 들어갈 3줄 요약문도 함께 작성해 주세요.”

2) 교육자료 템플릿

예시 템플릿

“당신은 사내 교육·온보딩을 담당하는 HRD 매니저입니다.

아래는[교육 주제]에 대해 담당자가 정리한 메모입니다.

[메모]…

1. 신규 입사자 교육용 슬라이드 구조를 8~12장 분량으로

설계해 주세요.(각 슬라이드 제목 + 핵심 bullet)

2. 교육 중간에 넣을 토론 질문 5개를 만들어 주세요.

3. 교육 후 이해도 확인을 위한 간단한 퀴즈 10문항

(OX, 객관식 혼합)을 정답·해설과 함께 만들어 주세요.

4. 사전 안내 메일에 넣을 교육 안내 문구도 8줄 이내로 작성해 주세요.”

3) 내부 보고 자동화 프롬프트

예시 템플릿

“당신은 대표·임원에게 업무 현황을 보고하는 인사·총무팀 매니저입니다.

아래는 이번 분기에 있었던 주요 HR·총무 이슈와 진행 상황에 대한 메모입니다.

[메모]…

1. 이 내용을 바탕으로 ‘분기 HR·총무 보고’ 문서를 작성해 주세요.

2. 문서 구조는

1. 인력·조직 현황

2. 채용·온보딩 진행 상황

3. 주요 제도·정책 변경 사항

4. 사무실·총무 관련 이슈

5. 다음 분기 계획순서로 정리해 주세요.

각 항목마다 대표가 궁금해 할 만한 핵심

수치·논점을 중심으로 요약해 주세요.

슬라이드로 옮기기 쉬운 bullet 위주로 정리해 주세요.”

이 세 가지 패턴을 조직에 정착시키면

• HR·총무 문서의 품질 편차가 줄고

• 보고·공지·교육 자료 작성 시간이 크게 단축되며

• 인사팀 개인의 머릿속 노하우가 조직 자산으로 남게 됩니다.

결국 HR·총무에서의 AI 활용은

“문서 한 번 대신 써 주는 도구”가 아니라 사내 운영 규칙과 데이터를

표준화·자동화하는 운영 플랫폼을 만드는 과정이라고 볼 수 있습니다.

4.4 영업·상사업무 : 고객·거래처 중심 업무의 효율 극대화

영업·상사업무는 숫자와 실적이 바로 결과로 드러나는 영역입니다.

AI를 잘 쓰면 단순 반복 업무를 줄이고, 사람만 할 수 있는 관계 형성과 협상에

더 많은 시간을 쓸 수 있습니다. 이 장에서는 제안서, 해외 비즈니스, 내부 보고·CRM 업무를

중심으로 AI 활용 흐름을 정리합니다.

4.4.1 제안서 자동 생성

영업 제안서는 늘 비슷한데, 또 매번 새로 써야 하는 대표적인 업무입니다.

AI를 활용하면 “틀은 고정, 내용은 고객 맞춤” 구조를 만들 수 있습니다.

1. 영업 시나리오별 제안서 템플릿

• 기본 구조를 먼저 표준화합니다.

예: 표지 → 회사 소개 → 고객사 이슈 정리 → 솔루션 제안

→ 기대 효과 → 도입 일정 → 견적 → 문의처

• 업종별, 영업 상황별로 변형 템플릿을 만들어 둘 수 있습니다.

예: 신규 제안용, 재계약·업셀 제안용, 가격 인상 공지형, 파일럿 제안형 등

• 이 틀을 AI에게 학습시키거나, 프롬프트로 정의해 두면

“이 고객, 이런 상황일 때 어떤 항목을 강조해야 하는가”를 자동으로 반영하게 만들 수 있습니다.

실무 흐름 예시

• 영업 담당자가 고객사 정보, 미팅 메모, 요구사항, 예산 범위 등을 AI에게 입력

• AI가 제안서 목차와 각 섹션별 초안을 생성

• 담당자가 실제 수치·사례·사내 내부 정보만 채워 넣고 검토 후 제출

이렇게 하면 “제안서 0→1”을 AI가 대신하고, “1→완성본”은

사람이 다듬는 구조로 바꿀 수 있습니다.

2. 고객사 맞춤형 솔루션 자동 추천

• 영업 메모나 CRM에 쌓여 있는 고객 정보

(업종, 규모, 기존 도입 솔루션, 이슈, 예산)를 AI에게 요약시킨 뒤

• 사내 상품·서비스 카탈로그를 함께 제공하면 “이 고객에게 적합한 패키지 구성”을

자동으로 제안하게 만들 수 있습니다.

예시

• “제조업·임직원 300명·해외 지사 2곳·현재 ERP 사용 중·보안 이슈 잦음”

→ AI가 보안 모듈 + 클라우드 전환 패키지 + 교육 프로그램 조합을 추천

• “온라인 쇼핑몰·마케팅 인력 2명·광고비 지출 과다·전환 측정이 안 됨”

→ 분석 대시보드 + 리포트 자동화 + 컨설팅 시간 패키지 추천

핵심은, 영업 담당자가 “머릿속에서만 처리하던 매칭 로직”을 AI에게 외주 주는 것에 가깝습니다.

3. 경쟁사 대비 장점 분석 자동화

• 제안서의 설득력을 높이려면 반드시 “경쟁사 대비 차별점”이 들어가야 합니다.

• AI에게 다음 정보를 제공하면 비교표 초안을 자동으로 만들 수 있습니다.

• 우리 회사 강점·약점 정리

• 대표적인 경쟁사 특징

• 고객사가 중요하게 생각하는 평가 기준

(가격, 안정성, A/S, 커스터마이징 가능 여부 등)

AI가 만들어 줄 수 있는 것들

• 경쟁사 vs 우리 회사 비교표

• “이 고객사 상황에서 특히 강조해야 할 강점 3가지”

• “경쟁사가 유리해 보이는 부분을 어떻게 설명하면 좋을지”에 대한 커뮤니케이션 문구

주의할 점

• 경쟁사 관련 정보는 실제로 확보한 공개 정보·시장 정보만 사용해야 하고

• AI가 임의로 지어낸 내용(할루시네이션)이 섞이지 않도록 항상 최종 검토가 필요합니다.

4.4.2 해외 비즈니스 자동화

해외 영업은 언어·문화·비즈니스 관행까지 모두 다른 영역입니다.

AI를 활용하면 실무자가 원어민 수준이 아니더라도 일정 수준 이상의

커뮤니케이션 품질을 유지할 수 있습니다.

1. 영문 이메일 자동 생성(톤·국가별 차이 반영)

• AI에게 “수신자 국가, 직급, 상황”을 알려주면

같은 내용이라도 다른 톤으로 이메일 초안을 만들어 줄 수 있습니다.

예시

• 미국 바이어: 조금 더 직설적이고 간결한 톤

• 일본 파트너: 공손하면서도 완곡한 표현, 사과·양해 문구 강화

• 유럽 고객: 계약 조건·권리·책임을 명확히 밝히는 구조

실무 적용 방법

• 한글로 먼저 말하고 싶은 내용을 쭉 적습니다.

• “이 내용을 미국 바이어에게 보내는 비즈니스 이메일 형식으로,

너무 딱딱하지 않게 정리해줘.”

• “같은 내용을 일본 파트너사에게 보내는 메일로, 예의를 더 갖춰서 바꿔줘.

”이런 식으로 상황별 버전을 만들 수 있습니다.

2. 계약서 주요 조항 요약

• 해외 계약서는 분량이 길고, 법률 용어가 많아 영업 담당자가 모두 이해하기 어렵습니다.

• AI에게 계약서 원문을 넣고

• 핵심 의무 사항

• 위약금 조항

• 해지 조건

• 독점·비독점 여부

• 지적재산권 관련 내용을 정리하게 하면, 영업 담당자가

“실제 협상 시 신경 써야 할 포인트”를 빠르게 파악할 수 있습니다.

주의사항

• 법률적 판단·최종 검토는 반드시 법무팀이나 외부 변호사의 영역입니다.

• 영업팀에서는 “핵심 포인트를 빠르게 파악하는 도구”로만 쓰는 것이 안전합니다.

3. 바이어 응대 스크립트 자동 작성

• 전시회·온라인 미팅·초기 상담에서 쓸 간단한 소개 스크립트, 제품 설명 스크립트,

자주 묻는 질문과 답변(FAQ)을 AI로 만들 수 있습니다.

• 국가별로 선호하는 프레젠테이션 방식이 다를 수 있어,

“좀 더 숫자 중심으로 설명해줘.” “브랜드 스토리를 강조하는 버전으로 바꿔줘.”

등의 요청도 가능합니다.

이렇게 만들어 둔 스크립트를 팀 내부에서 공유하면 영업 경험이 적은 담당자도

일정 수준 이상의 응대를 할 수 있게 됩니다.

4.4.3 내부 보고·CRM 자동화

영업은 필드에서 바쁘게 뛰다 보면 “기록”이 항상 밀리기 쉽습니다.

AI를 활용하면, 기록 부담을 줄이면서도 CRM 데이터의 품질을 높일 수 있습니다.

1. 영업일지 자동 요약

• 미팅 후 간단히 메모하거나, 통화 내용을 요약해서 AI에게 넘기면

“날짜·고객사·담당자·요청사항·다음 액션” 형태로 자동 정리할 수 있습니다.

• 장문의 미팅 기록을 짧은 요약 3~5줄로 정리해 팀장에게 보고할 때

바로 붙여넣기 할 수도 있습니다.

예시

• 음성 메모를 텍스트로 변환 → AI에게 “영업일지 형식으로 정리해줘.”

• 메신저 대화를 그대로 붙여넣기 → “고객의 핵심 니즈와 향후 액션만 요약해줘.”

2. 고객 기록 구조화

• CRM에는 보통 이런 정보가 필요합니다.

• 기본 정보(회사명, 담당자, 연락처)

• 산업·규모

• 이슈·니즈

• 제안 상품·진행 단계

• 경쟁사 유무

실무에서는 이걸 칸마다 채우는 게 귀찮아서 종종 비어 있는 경우가 많습니다.

AI 활용 방식

• 자유롭게 적은 상담 메모를 AI에게 넘기고

“CRM 항목별로 라벨을 붙여서 정리해줘.”라고 하면,

위 항목별로 잘라서 정리된 텍스트를 받을 수 있습니다.

• 이걸 그대로 CRM에 복사해 넣으면, 기록 품질은 올리고 입력 부담은 줄일 수 있습니다.

3. 거래 히스토리 분석 자동화

• 일정 기간 동안의 거래 내역과 상담 기록을 AI에게 제공하면

• 이탈 위험이 높은 고객

• 업셀링·교차 판매 기회가 있는 고객

• 최근 3개월 동안 접촉이 끊긴 주요 고객등을 자동으로 도출하게 할 수 있습니다.

예시 질문

• “최근 1년 거래 데이터를 기준으로, 매출 상위 20개 고객의 공통 패턴을 알려줘.”

• “올해 들어 구매 빈도가 줄어든 고객 리스트와, 그 이유로 추정되는 이슈를 정리해줘.”

영업팀은 이 분석 결과를 바탕으로 “어디에 시간을 먼저 써야 하는지”

우선순위를 정할 수 있습니다.

4.4.4 영업·상사 프롬프트 패턴

마지막으로, 영업·상사 실무에서 바로 쓸 수 있는 프롬프트 예시를 정리합니다.

필요할 때마다 텍스트만 바꿔서 사용하면 됩니다.

1. 제안서 초안 생성 프롬프트

“다음 정보를 바탕으로 B2B 영업 제안서 초안을 작성해줘.

제목, 회사 소개, 고객사 현재 상황 정리, 솔루션 제안, 기대 효과, 도입 일정,

견적 구성, 문의처 순서로 목차를 구성해줘.

고객사 정보: [고객사 업종·규모·현재 이슈]

우리 회사 서비스:

[핵심 서비스 개요]이번 제안의 목적: [신규 도입 / 재계약 / 업그레이드 / 파일럿 등]”

2. 경쟁사 비교 정리 프롬프트

“아래 정보를 토대로 우리 회사와 경쟁사의 차이점을 표 형태로 정리해줘.

평가 기준은 가격, 기능, 안정성, A/S, 커스터마이징 가능 여부, 도입 난이도로 나눠줘.

우리 회사 강점·약점: [내용 입력]

경쟁사 특징: [내용 입력]

이 고객사 상황에서 특히 강조해야 할 포인트도 3줄로 정리해줘.”

3. 영문 비즈니스 이메일 작성 프롬프트

“아래 한글 내용을 미국 바이어에게 보내는 비즈니스 이메일로 작성해줘.

너무 딱딱하지 않지만 형식은 예의를 갖추고, 제목과 본문, 마무리 인사까지 포함해줘.

한글 내용: [내용 입력]”

또는

“아래 내용을 일본 파트너사 담당자에게 보내는 이메일로 작성해줘.

상대방을 존중하는 공손한 표현을 사용하고, 사과와 양해를 구하는

문장을 자연스럽게 넣어줘.

한글 내용: [내용 입력]”

4. 영업 미팅 후 보고 요약 프롬프트

“아래 미팅 메모를 팀장에게 보고하는 형식으로 정리해줘.

형식은 날짜, 고객사, 참석자, 논의 내용 요약, 고객 니즈, 합의된 사항, 후속 액션 순서로 정리해줘.

미팅 메모: [기록 붙여넣기]”

5. CRM 기록 구조화 프롬프트

“아래 상담 내용을 CRM 입력용으로 구조화해줘.

회사명, 담당자, 연락처, 업종, 규모, 주요 이슈, 관심 상품, 경쟁사 정보,

영업 단계, 다음 액션 항목으로 나눠서 정리해줘.

상담 내용: [내용 입력]”

이런 프롬프트를 사내에서 통일해 쓰기 시작하면,

개인 능력에 따라 들쭉날쭉하던 영업 문서·기록 품질을

일정 수준 이상으로 끌어올릴 수 있습니다.

4.4 장 정리하면서 + 추가)

가. 제안서·견적·영업 문서 자동 생성용

1) inline AI – B2B 제안서 자동 생성 특화

기존 제안서를 템플릿으로 업로드해 두고,

“고객사 정보 + 프로젝트 개요”만 넣으면 B2B 제안서 초안을 뽑아주는 서비스.

inline AI

https://www.inline-ai.com

2) dalpha – B2B 세일즈 자동화

과거 제안서·견적서·RFP 데이터를 학습해,

고객사·프로젝트 요구에 맞는 초안을 자동 생성해 주는 B2B 세일즈 자동화 도구

dalpha B2B 세일즈 AI

https://app.dalpha.so

이 둘은 4.4.1에서 이야기한 “제안서 템플릿 + 고객사 정보 → 초안 자동 생성” 흐름을

거의 그대로 구현해주는 쪽이라, 국내 영업팀 입장에서는 바로 테스트해 볼 만한 후보입니다.

나. 해외 비즈니스·영문 이메일 자동화

1) WriteMail.ai – 다국어 비즈니스 이메일 작성기

한국어 페이지가 따로 있을 만큼 한글 사용자 비율이 꽤 있는 이메일 특화 AI.

한국어로 상황만 써주면 영문 비즈니스 메일을 톤까지 맞춰서 생성해 줍니다.

WriteMail.ai

https://writemail.ai/ko

2) Canva AI 이메일 생성기

Canva의 AI Email Generator. 한국어 사이트 지원되고,

어조 선택 기능이 있어서 “정중하게, 설득형으로, 간단하게” 같은 톤 지정이 가능합니다.

Canva AI 이메일 생성기

https://www.canva.com/ko_kr/ai-email-generator

3) 뤼튼(Wrtn) – 영문 이메일 툴

뤼튼 안에 영문 이메일 전용 기능이 있어서,

받는 사람/핵심 내용/말투만 넣으면 영어 메일을 자동 생성해 주는 기능을 제공합니다.

뤼튼 AI

https://wrtn.ai

이 세 가지는 4.4.2에서 말했던 “국가·톤에 맞춘 영문 이메일 자동 생성”을

실무에서 바로 구현할 수 있는 도구들입니다.

다. 영업일지·CRM 요약·내부 보고 자동화

1) CRM.co.kr – 활동내용 AI 요약 기능

CRM.co.kr은 영업 활동 내용을 입력하면 AI가 자동으로 핵심을 요약해 타임라인에

보여주는 기능을 제공합니다. 2025년 1월 이후 활동 내용까지 자동 요약해 주는 등,

영업일지·활동 요약에 바로 쓸 수 있는 구조입니다

CRM.co.kr

https://crm.co.kr

2) 플로우(flow) – AI 일일업무일지 자동 작성

협업툴 플로우는 프로젝트·업무·회의 등 활동을 기준으로

“일일업무일지 작성” 버튼만 누르면 업무일지를 AI가 자동 생성해 줍니다.

플로우 협업툴

https://flow.team

이 둘은 4.4.3에서 정리했던

“영업일지 자동 요약 + CRM 기록 구조화”를 툴 차원에서

어느 정도 구현해 둔 사례라고 보면 됩니다.

라. 범용 한국어 LLM로 직접 프롬프트 설계하기

특정 영업 특화 SaaS가 아니더라도, 한국어 성능이 좋은 범용 LLM을 쓰면

제안서·이메일·영업일지·바이어 스크립트까지 직접 설계해서 쓸 수 있습니다.

대표 후보들

ChatGPT

https://chat.openai.com

네이버 HyperCLOVA X (클로바X)

https://clova-x.naver.com/welcome

Google Gemini

https://gemini.google.com

이 쪽은 “회사 내부 제안서/양식/대화 로그”를 넣고

4.4에서 썼던 프롬프트 패턴 그대로 사용하면, 각 회사 상황에 딱 맞게

튜닝된 영업용 AI 비서를 만드는 느낌으로 활용할 수 있습니다.

4.5 회계·재무팀: 데이터·지표 중심 부서의 스마트 자동화 전략

회계·재무팀은 숫자와 지표로 회사의 상태를 보여주는 부서입니다.

조금만 자동화를 해도 “반복”과 “정리”에 쓰이던 시간을 줄이고,

분석과 의사결정 지원에 집중할 수 있습니다.

이 장에서는 회계·재무 부서에서 바로 도입하기 좋은

보고서 자동화, 데이터 분석 자동화,프롬프트 패턴을 정리합니다.

대표적으로 활용할 수 있는 국내·한국어 지원 서비스 예시는 아래와 같습니다.

• ChatGPT

https://chatgpt.com/ko-KR

• Microsoft 365 Copilot

https://www.microsoft.com/ko-kr/microsoft-365-copilot

• 네이버 CLOVA X

https://clova-x.naver.com

• 뤼튼 AI

https://wrtn.ai

이 도구들을, “엑셀·ERP 데이터 + 프롬프트” 조합으로

활용한다고 생각하면 이해가 쉽습니다.

4.5.1 보고서 자동화

회계·재무팀의 가장 큰 흡수 시간대는 “비슷한 보고서를

매달 반복 작성하는 일”입니다. AI를 활용하면 형식과 문장 작업의 상당 부분을

자동화할 수 있습니다.

월간·분기 재무보고 자동 요약

기존 흐름은 대략 이렇습니다.

• ERP에서 재무제표를 추출한다.

• 엑셀에서 가공한다.

• 월간·분기 보고용으로 숫자를 정리하고, 그에 맞는 코멘트를 작성한다.

AI를 넣으면 흐름이

다음과 같이 바뀝니다.

1. 재무제표·보조자료 준비

• 손익계산서, 재무상태표, 현금흐름표

• 전월·전년 동기 숫자 비교표

• 주요 계정 세부내역(매출, 판관비, 인건비 등)

2. 요약 형식 정의

AI에게 먼저“보고서 틀”을 알려줍니다.

예를 들어,

• 전체 요약

• 매출·이익 주요 변화 요약

• 비용 구조 변화 요약

• 현금흐름 포인트

• 리스크·주의사항

• 다음 분기 관찰 포인트

이 구조를 프롬프트로 고정해 두고,

매달 새로운 숫자를 넣으면 AI가 틀에 맞춰 다시 요약하게 합니다.

2. 도구 활용 예시

• ChatGPT

재무제표를 표 형태로 붙여 넣고

“전월·전년 대비 주요 변동 원인을

경영진 보고서 형식으로 요약해줘.”와 같이 요청합니다.

• Microsoft 365 Copilot

Excel 안에서“이 시트의 데이터를 기반으로 경영진용 요약 문단을 작성해줘.”

라고 지시해 바로 워드·파워포인트와 연계할 수 있습니다.

이때 중요한 것은 “숫자의 해석은 사람이 최종 검토한다”는

원칙입니다. AI는 초안을 만드는 도구이고, 숫자의 책임은

항상 회계·재무 담당자에게 있습니다.

KPI 브리핑 자동 생성

회계·재무팀은 단순 재무지표뿐 아니라

경영 KPI를 묶어서 보고해야 합니다.

예시로는 다음과 같은 것들이 있습니다.

• 매출 성장률, 영업이익률

• CAC, LTV, 이탈률

• 재고 회전일수, 매출채권 회전일수

• 인건비 비중, 마케팅비 비중

AI를 활용한 기본 흐름은 이렇습니다.

1. KPI 데이터 정리

• KPI를 열(column)로,

• 월·분기를 행(row)으로 정리한 엑셀 시트를 준비합니다.

2. AI에게 역할과 대상 지정

• “당신은 CFO입니다.”

• “대표이사에게 이번 달 KPI를 1페이지로 설명합니다.”

• “숫자 요약, 핵심 원인, 다음 달 액션 아이템까지 적어주세요.”

이와 같이 역할·대상을 지정하면,

AI가 ‘말을 어떻게 해야 하는지’를 더 잘 파악합니다.

3. 출력 형식 고정

예시 형식입니다.

• 1단락: 전체 요약

• 2단락: 매출·이익 관련 KPI

• 3단락: 비용·효율 관련 KPI

• 4단락: 리스크와 개선 방향

이 틀을 반복적으로 사용하면 매달 KPI 브리핑이

일관된 구조로 나오게 됩니다.

예산 편성 초안 자동 작성

예산 편성은 “작년 숫자 + 가정(assumption)”을 구조화하는 작업입니다.

AI는 다음과 같은 부분에서 도움을 줄 수 있습니다.

1. 예산 항목 구조 설계

• 부서별 예산 항목 리스트

• 고정비·변동비 구분

• 프로젝트별 예산 구분 방식

예를 들어,

“작년 손익 데이터를 참고해서 내년도 예산 편성용

항목 구조를 부서별·계정 과목별로 설계해줘.”

라고 요청하면 기본 틀을 만들어 줍니다.

2. 시나리오별 초안 비교

• 보수적 시나리오

• 기준 시나리오

• 공격적 시나리오

로 나누고,

“매출 성장률, 인건비 증가율, 마케팅비 증가율을

각 시나리오별로 다르게 가정하고 요약표를 만들어줘.”

라고 하면 각 시나리오에서 대략적인 손익 구조가

어떻게 달라지는지 설명용 문단을 만들 수 있습니다.

3. 도구 활용 예시

• ChatGPT

예산 전제(전년 실적, 성장 가정)와 항목을 설명하면,

“이 내용을 슬라이드 3장 짜리 예산 설명용 요약으로 정리해줘.”라고 요청합니다.

• 뤼튼 AI한국어 기반으로 예산 설명서를 쉽게 다듬고,

팀장·임원 대상 버전으로 톤만 다르게 만들어 볼 수 있습니다

4.5.2 데이터 분석 자동화

회계·재무팀은 “정제된 데이터”가 있어야

제 역할을 할 수 있습니다. AI는 숫자를 조작하기 보다는,

데이터를 분류하고 설명하는 데 강점을 가집니다.

비용 분류·정제

영수증·카드 사용내역·회계 전표에는

항상 애매한 메모가 섞여 있습니다.

예를 들어,

• “회식”

• “택시”

• “카페 회의”

• “간식”

같은 키워드들을 AI에게 모아서 보여주면,

AI는 다음과 같이 도와줄 수 있습니다.

• 계정과목 추천

(복리후생비, 접대비, 여비교통비 등)

• 부서별 배분 기준 제안

• 개인 카드 사용분 중

업무 관련 가능성이 높은 항목 표시

실무 흐름 예시입니다.

1. 카드 사용내역을 엑셀로 정리

2. “사용처·금액·메모” 컬럼을 AI에게 전달

3. “각 행에 대해 가장 적절해 보이는 계정과목을 추천해줘.

이유도 한 줄씩 달아줘.”라고 요청

이렇게 받는 결과를 사람이 검토·수정하면,“완전 수동 분류”보다

훨씬 빠른 속도로 비용 분류를 끝낼 수 있습니다.

원가 분석 자동화

제조업·플랫폼·서비스업 모두 원가 구조 파악은 필수입니다.

AI는 다음과 같은 일을

도와줄 수 있습니다.

• 직접비와 간접비 구분 로직 정리

• 제품·서비스별 단위당 원가 계산 방식 설명

• 월별·분기별 원가율 변화 원인 요약

예를 들어,

“제품 A·B·C의 매출·매출원가·수량 데이터가

엑셀에 정리되어 있다. 제품별 마진율,전월 대비 마진 변화,

개선이 필요한 제품을 분석해줘.”

라고 하면, AI는 표를 읽고어떤 제품에서 마진이 떨어졌는지,

어떤 비용 요소를 의심해야 하는지 설명용 문단을 만들어 줍니다.

물론 실제 원가 계산식 자체는 회사 내부 정책과 규정에 따라

사람이 설계해야 합니다. AI는 “결과를 해석해 주는 도우미”에 가깝습니다.

시나리오별 예측 모델 안내

AI에게 직접 정교한 재무 모델링을 맡기기보다,

“모델을 어떻게 설계할지”를 먼저 물어보는 방식이 유용합니다.

예를 들면,

• 매출이 10%씩 성장하는 경우

• 인건비가 인플레이션 이상으로 늘어나는 경우

• 환율이 일정 수준 이상으로 오르거나 내리는 경우

이런 변수들을 넣고,

“이 변수를 기준으로 간단한 재무 시나리오 모델을

엑셀에서 구현하려고 한다. 시트 구조와 필요한 입력값,출력 지표를 설계해줘.”

라고 요청합니다.

AI는 다음과 같이 답할 수 있습니다.

• 시트 1: 가정 입력

• 시트 2: 손익계산서 계산

• 시트 3: 현금흐름 요약

• 시트 4: 시나리오 비교 표

이 구조를 바탕으로 사람이 실제 수식을 채워 넣고,

결과를 다시 AI에게 설명하게 하면 “모델 설계–구현–해석” 전체가

더 빨리 돌아갑니다.

4.5.3 회계·재무 프롬프트

이제 회계·재무팀이 바로 가져다 쓸 수 있는 프롬프트 패턴을 정리합니다.

프롬프트는 “항상 같은 형식으로 반복 사용”하는 것이 핵심입니다.

그러면 보고서 품질과 속도가 둘 다 안정됩니다.

지표 설명 템플릿

지표 설명에는 대략 이런 요소가 들어갑니다.

• 지표 정의

• 이번 기간 숫자

• 전기·전년 비교

• 변동 원인

• 향후 계획

예시 프롬프트입니다.

“아래 KPI 데이터를 바탕으로 경영진에게 보고할 지표 설명 문단을 작성해줘.

형식은

1. 지표가 무엇을 의미하는지

2. 이번 기간 수치와 전월·전년 대비 변화

3. 변동의 주요 원인

4. 다음 기간에 주의해야 할 점 순서로 작성해줘.

데이터:

[표 또는 숫자 붙여넣기]”

이 템플릿을 저장해 두고, 지표만 바꿔가며 쓰면

모든 보고에서 일관된 문장을 유지할 수 있습니다.

보고서 구조 생성

새로운 보고서를 만들 때 “목차부터 잡는 것”도

AI에게 맡길 수 있습니다.

예시 프롬프트입니다.

“당신은 중견기업의 재무팀장이다. 이 회사의 분기 재무 성과와

주요 리스크를 이사회에 보고하려고 한다.

다음 내용을 포함하는 보고서 목차를 만들어줘.

조건:

1. 길이는 슬라이드 15장 이내

2. 숫자 중심 보고와 리스크·액션 아이템을모두 포함할 것

3. 재무에 익숙하지 않은 비재무 임원도 이해할 수 있게 구성할 것.”

AI가 만들어 준목차·구조를 기반으로 실제 데이터를 채우고,

각 섹션별 설명 문단을 다시 AI에게 요청하면,

보고서 전체의 뼈대가 빠르게 완성됩니다.

투자자 보고용 요약 프롬프트

투자자·외부 이해관계자에게 전달하는 재무 정보는

내부 보고보다 조금 더 “이야기형”이 됩니다.

예시 프롬프트입니다.

“아래 분기 실적 설명 초안을 투자자용 1페이지 요약으로 정리해줘.

조건:

1. 회사의 성장 스토리가 드러나도록 쓸 것

2. 과도한 홍보 표현은 피하고, 숫자와 사실을 기반으로 설명할 것

3. 리스크와 한계도 솔직하게 한 단락 포함할 것

초안 텍스트:

[내부 보고용 설명문 붙여넣기]”

또는,

“아래 재무 하이라이트 표를 기반으로 투자자 프레젠테이션 서두에 들어갈

‘성과 요약’ 슬라이드용 문장을 4~5줄로 작성해줘.

데이터:

[주요 지표 표 형태 붙여넣기]”

이렇게 하면 내부 보고용 텍스트를 투자자·외부용 버전으로“

톤을 바꿔주는 작업”을 AI가 도와주게 됩니다.

5장. 직장인이 반드시 구축해야 할 AI 기반 업무 자동화 워크플로우 20선

5장은 “부서별 이론 설명”이 아니라 직장인이 실제로 바로

써먹을 수 있는실전 워크플로우 모음집입니다.

각 항목은

1. 이 자동화를 왜 해야 하는지

2. 기본 사용 흐름

3. 추천 AI 서비스와 URL

까지 딱 이 정도 깊이로실무 중심으로 정리합니다.

5.1 회의록 자동 생성

(음성 → 텍스트 → 요약)

회의가 많을수록“듣는 시간은 긴데

기록은 남지 않는다”는 문제가 생깁니다.

회의록 자동 생성은 AI 도입 효과를 가장 빨리

체감하는 대표적인 영역입니다.

기본 흐름은 단순합니다.

1. 회의를 녹음하거나 화상회의 녹화를 켜 둔다.

2. 음성을 텍스트로 바꾸고 발언자 구분까지 자동으로 남긴다.

3. 그 텍스트를 회의록 템플릿에 맞게 요약한다.

추천 서비스

• 네이버 클로바노트

회의·강의·상담 등 녹음 후 텍스트 변환과 요약을

한 번에 처리할 수 있는 서비스입니다.

https://clovanote.naver.com

• 티로(Tiro)

실시간 대화 기록과 템플릿 기반

회의록 자동 작성을 지원하는 웹 서비스입니다.

https://tiro.ooo/ko

• 다글로(Daglo)

회의록 자동 작성, 음성 텍스트 변환, 요약·퀴즈·PDF 분석까지

가능한 올인원 AI 플랫폼입니다.

https://daglo.ai

실무 활용 예

• 회의 시작과 동시에 클로바노트나 티로로 녹음 시작

• 회의 종료 후 자동 생성된 요약본을 확인

• ChatGPT나 CLOVA X에 붙여넣어

“결정 사항 / 액션 아이템” 위주로 재정리해서 팀 노션·구글 문서에 저장

이렇게 하면 회의 하나당 A4 1~2장 분량의 기록이

자동으로 쌓이는 구조를 만들 수 있습니다.

5.2 보고서 초안 자동 구조화

보고서에서 가장 힘든 부분은 “처음 목차를 잡는 일”입니다.

AI는 이 구간에서 엄청난 시간을 줄여 줍니다.

핵심 아이디어는 “내용을 써 달라” 보다“

목차와 구조를 먼저 설계해 달라”입니다.

기본 흐름

1. 자료·메모·숫자를 한 문서에 모은다.

2. 누구에게, 어떤 목적의 보고인지 AI에게 명확하게 설명한다.

3. “목차만 먼저 만들어 달라”고 요청한다.

4. 마음에 든 구조를 기준으로 각 항목의 초안을 생성한다.

추천 서비스

• ChatGPT 한국어 인터페이스와 함께

보고서 구조·초안 생성에 폭넓게 활용할 수 있습니다. https://chatgpt.com/ko-KR

• 네이버 CLOVA X 한국 기업 환경과 표현에 자연스러워

사내 보고서 톤 잡기에 유리합니다. https://clova-x.naver.com

• 뤼튼 AI한국어 보고서, 기획서, 제안서 등

문서 초안·요약·다듬기에 특화되어 있습니다. https://wrtn.ai

실무 활용 예

• “아래 자료를 바탕으로 팀장에게 올릴 A4 3장짜리

월간 업무보고 목차를 설계해줘.”라고 먼저 요청한 뒤

• 목차가 나오면 “이제 각 항목을 3~5문단으로 작성해줘.”라고 이어서 요청

• 나온 초안에 실제 숫자와 사례, 조직 상황을 사람이 덧붙여 완성

5.3 리서치 자료 자동 정리

정보 수집보다 더 힘든 것은 “모아놓은 자료를 정리하는 일”입니다.

AI를 이용하면 기사·보고서·블로그·논문 등

리서치 자료를 한 덩어리로 모아서 자동 요약·분류할 수 있습니다.

기본 흐름

1. 크롬에서 복사한 텍스트, PDF에서 뽑은 주요 부분을 한 문서에 붙여넣는다.

2. “주요 쟁점별로 묶어 달라”거나 “찬반 구조로 정리해 달라”고 요청한다.

3. 마지막에 “A4 1장짜리 리서치 요약본”을 다시 생성해 달라고 요청한다.

추천 서비스

• Notion AI

노션 페이지에 자료를 모아두고 요약·분류·표 정리까지

한 공간에서 처리할 수 있습니다.

https://www.notion.com/ko/product/ai

▶ 노션 사용법 | 정말 쉽게 설명해드려요, 4분만에!

▶ "아직도 노션이 어렵나요?" 노션 기초 활용법부터 노션AI 활용법까지 전부 공개합니다!

• ChatGPT

여러 출처에서 가져온 텍스트를

한 번에 붙여 넣은 뒤,“중복 제거+쟁점별 요약”을

요청하기 좋습니다.

실무 활용 예

• 특정 산업 리포트, 뉴스 기사,

블로그 글에서 중요한 문단만 모아서

“3가지 관점(시장 규모, 경쟁, 규제)으로

나눠 정리해줘.”

• “이 내용을 발표용 슬라이드 5장 구조로 나눠줘.”

5.4 이메일 응답 자동화

이메일은 직장인의 하루를 갉아 먹는

대표적인 반복 업무입니다.

AI를 활용하면

• 요약 읽기

• 초안 작성

• 톤 조절

까지 자동화하여

이메일 처리 속도를 크게 줄일 수 있습니다.

추천 서비스

• Microsoft Copilot

Outlook과 연동되어 받은 메일 요약, 답장 초안 생성 등

이메일 자동화에 강합니다.

https://www.microsoft.com/ko-kr/microsoft-365/copilot

• ChatGPT

메일 내용을 붙여넣고 “정중하지만 단호한 답장”

“간결한 확인 회신” 등 톤을 지정해 초안을 만들 수 있습니다.

실무 활용 예

• 중요한 메일을 복사해 붙여넣고

“핵심 요청 사항만 3줄로 요약해줘.”

• “이 메일에 대해 수락/거절/추가 문의용

답장 초안을 각각 하나씩 써줘.”

• 마지막에 회사 문화에 맞게

인사말·마무리 문구만 사람이 조정

5.5 프로젝트 계획서 자동화

프로젝트를 시작할 때마다 목표·범위·일정·리스크를

처음부터 정리하는 일은 상당한 시간과 에너지가 듭니다.

AI를 사용하면

“프로젝트 브리프”만 정리해 두고 계획서 골격을

자동으로 만들 수 있습니다.

기본 흐름

1. 프로젝트 배경·목표·기간·인원 등 핵심 정보만 먼저 메모한다.

2. AI에게 “프로젝트 계획서 구조”를 요청한다.

3. 도출된 구조에 맞춰 실행 항목과 일정표를 채운다.

추천 서비스

• Notion AI

프로젝트 페이지에서 목표·마일스톤·태스크를

한 번에 구성하기 좋습니다.

• ChatGPT / CLOVA X

“PM 역할”을 맡긴 뒤 프로젝트 기본 계획서와

WBS(Work Breakdown Structure)의 초안을 생성할 수 있습니다.

실무 활용 예

• “아래 프로젝트 개요를 바탕으로

3개월짜리 프로젝트 계획서를 작성해줘.

범위, 산출물, 일정, 리스크를 각각 섹션으로 나눠줘.”

• “이 계획을 슬라이드 8장 구조로 다시 정리해줘.”

5.6 제안서 자동 생성

영업·기획에서 제안서는 항상 비슷한 형식을 가지지만

매번 새로 쓰는 경우가 많습니다.

AI를 활용하면 “제안서 템플릿 + 고객 정보”만으로

초안을 빠르게 만들 수 있습니다.

기본 흐름

1. 우리 회사 표준 제안서 목차를 한 번 정리해 둔다.

2. 고객사 업종, 규모, 이슈, 예산 등 핵심 정보를 한 번에 입력한다.

3. AI에게 “고객 맞춤 제안서 초안”을 요청한다.

추천 서비스

• ChatGPT / CLOVA X / 뤼튼

B2B·B2C 구분 없이 제안서 골격과 문장을

자연스럽게 생성해 줍니다.

실무 활용 예

• “아래 정보를 바탕으로

B2B SaaS 도입 제안서 초안을 작성해줘.

1. 회사 소개

2. 고객사 현황

3. 제안 솔루션

4. 구축 일정

5. 기대 효과 순으로 작성.”

5.7 팀 내부 규정 정리 자동화

회사·팀이 커질수록 규정·지침·프로세스 문서가 여러 파일에 흩어집니다.

AI를 이용하면이 문서들을 모아 “한눈에 보는 매뉴얼”로 정리할 수 있습니다.

기본 흐름

1. 기존 규정·가이드 문서를 한 번에 모아 요약본을 만든다.

2. 중복·모순되는 내용을 AI가 먼저 표시하게 한다.

3. 팀에 맞는 요약판 매뉴얼을 새로 구성한다.

추천 서비스

• Notion AI

여러 페이지를 모아 하나의 요약 페이지로

재구성하기 좋습니다.

• ChatGPT

“사내 규정 요약 담당자” 역할로 길고 복잡한 문서를

A4 1~2장으로 줄이는 데 유용합니다.

5.8 PDF 문서 대량 요약

리포트·논문·매뉴얼 등 PDF 파일을

여러 개 읽어야 할 때 AI 요약은 필수입니다.

기본 흐름

1. PDF에서 핵심 페이지·목차·그래프 주변만 우선 추출한다.

2. AI에게 “문서별 핵심 요약 + 비교”를 요청한다.

추천 서비스

• 다글로(Daglo)PDF 업로드 후 요약·질문·퀴즈 생성까지

할 수 있는 플랫폼입니다. https://daglo.ai

• ChatGPT, Notion AI 텍스트를 붙여 넣거나

파일 업로드 기능을 활용해 핵심 요약을 생성할 수 있습니다.

실무 활용 예

• “아래 세 개 문서를 각각 10줄로 요약하고,

마지막에 공통점과 차이점만 다시 정리해줘.”

5.9 데이터 정제 자동화

보고서·분석·대시보드의 품질은 데이터 정제 수준에 따라 결정됩니다.

AI를 활용하면 “규칙 설명 + 예시 몇 개” 만으로 데이터 클리닝 규칙을

빠르게 정의할 수 있습니다.

기본 흐름

1. 엑셀·시트의 지저분한 원본 데이터를 일부 복사

2. “이런 식으로 정리해 달라”고 예시를 몇 줄 보여준다.

3. 나머지 행에 적용할 엑셀 수식·파이썬 코드·정규식 등을

AI에게 생성해 달라고 요청한다.

추천 서비스

• ChatGPT

엑셀 수식, 파이썬 코드,구글 시트 함수 등

실무에서 바로 쓸 수 있는정제 로직을 만들어 줍니다.

• Microsoft Copilot

Excel 안에서 자연어로 데이터 정리 지시를

내릴 수 있습니다.

5.10 이미지·배너 자동 제작

배너·썸네일·간단한 홍보 이미지 등은

전문 디자이너 없이도 AI 기반 툴로 어느 정도 자동화할 수 있습니다.

기본 흐름

1. 목적과 채널(배너, 인스타, 블로그)을 먼저 정한다.

2. 텍스트 카피와 간단한 콘셉트를 입력한다.

3. 여러 개의 시안을 뽑은 뒤 가장 나은 것을 사람 손으로 다듬는다.

추천 서비스

• Canva AI 이미지 생성 기텍스트로 이미지를 생성하고

템플릿 기반 배너 제작이 가능합니다. https://www.canva.com/ko_kr/ai-image-generator

• Adobe ExpressSNS용 이미지·배너 제작에

최적화된 올인원 디자인 도구입니다. https://www.adobe.com/kr/express

5.11 업무 매뉴얼 자동 생성

업무가 정착되면 누군가는 매뉴얼을 써야 합니다.

하지만 바쁜 팀에서는 항상 우선순위에서 밀립니다.

AI를 활용하면 기존 채팅·메일·회의록·문서를 모아서

미니 매뉴얼을 자동으로 뽑을 수 있습니다.

기본 흐름

1. 특정 업무에 관련된 회의록·메신저 대화·노트 등을 한 문서로 모은다.

2. AI에게 “신입이 봐도 이해할 수 있는 단계별 업무 매뉴얼”로

재구성해 달라고 요청한다.

추천 서비스

• Notion AI

매뉴얼을 위키 형태로 관리하고 업데이트하기에 적합합니다.

• ChatGPT / CLOVA X

조각난 정보를흐름 있는 설명문으로 바꾸는 데 유용합니다.

5.12 일정 자동 정리

할 일이 많아질수록 “머릿속에만 담아둔 일정”은 금방 엉키게 됩니다.

AI를 이용해 메일·메신저·문서에 흩어진

날짜·마감·회의 일정을 한 번에 추려볼 수 있습니다.

기본 흐름

1. 이번 주 할 일 관련 메일·메모를 복사해 붙여넣는다.

2. “날짜·마감·시간 관련 정보를 한 표로 정리해줘.”라고 요청한다.

3. 그 표를 캘린더·할 일 앱에 그대로 옮긴다.

추천 서비스

• ChatGPT, CLOVA X, 뤼튼

자연어 속에서 날짜·기한을 뽑아내는 데 유용합니다.

5.13 우선순위 자동 추천

해야 할 일은 많은데 무엇부터 해야 할지 모를 때

AI를 “우선순위 코치”로 활용할 수 있습니다.

기본 흐름

1. 이번 주 할 일을 전부 나열해 본다.

2. 각 업무의 예상 소요 시간, 마감일, 중요도, 리스크를 간단히 적어 둔다.

3. AI에게 “우선순위 정렬과 하루 작업 플랜”을 요청한다.

추천 서비스

• ChatGPT / CLOVA X

긴 리스트를 정리하고 이유까지 적어 주는 데 강합니다.

실무 활용 예

• “아래 업무 목록을 보고 오늘 해야 할 일 3개,

이번 주 안에 할 일 5개, 다음 주로 미뤄도 될 일로 나눠줘.”

5.14 고객 문의 자동 응답 템플릿

고객 대응에서 반복되는 질문은 항상 같습니다.

AI를 사용하면 자주 묻는 질문과 답변을 템플릿으로 만들어

두고 반자동으로 응답할 수 있습니다.

기본 흐름

1. 최근 고객 문의 메일·채팅 로그에서자주 나오는 질문을 추출한다.

2. AI에게“질문 유형별로 FAQ와 답변 초안”을만들어 달라고 요청한다.

3. 실제 정책·서비스 내용에 맞게답변을 수정·보완한다.

추천 서비스

• ChatGPT, CLOVA X, 뤼튼

톤을 “친절하지만 단호하게”

“공식적인 고객센터 톤” 등으로 조정하기 좋습니다.

5.15 경쟁사 모니터링 자동화

경쟁사 뉴스·블로그·리뷰를 정기적으로 모니터링하는

일도 AI로 일부 자동화할 수 있습니다.

기본 흐름

1. 경쟁사 관련 링크·기사·포스팅을 모아 한 번에 붙여넣는다.

2. AI에게“분기별 경쟁사 동향 보고” 형식의 요약을 요청한다.

추천 서비스

• Notion AI

경쟁사별 페이지를 만들고 정기적으로 기사·링크를 추가한 뒤

한 번에 요약할 수 있습니다.

• ChatGPT

“경쟁사 A / B / C각각의 최근 전략 포인트를

5줄씩만 정리해줘.” 와 같은 질문에 잘 대응합니다.

5.16 품의서·결재 보고서 자동 작성

품의서·결재 문서는 양식만 잡히면 내용은 비슷합니다.

AI를 활용하면 “필드별 설명”만 입력하고 본문을 자동 생성할 수 있습니다.

기본 흐름

1. 품의서 양식의 항목(제목, 목적, 배경, 비용, 기대 효과 등)을 한 번 정의한다.

2. 각 항목에 짧게 메모만 적는다.

3. AI에게 “사내 품의서 형식으로 한 문서로 합쳐줘.”라고 요청한다.

추천 서비스

• ChatGPT / CLOVA X / 뤼튼

공손한 사내 결재 문서 톤으로 자연스럽게 풀어 쓰는 데 좋습니다.

5.17 제품·서비스 소개서 자동 생성

새로운 상품이나 서비스를 내부·외부에 설명할 때

항상 소개서를 따로 만들게 됩니다.

AI를 사용하면 기능·타깃·가격·차별점 정도만

정리해 두고 소개서 초안을 자동으로 만들 수 있습니다.

기본 흐름

1. 아래 네 가지만 메모한다. 타깃 고객, 해결하는 문제,

핵심 기능, 경쟁사 대비 차별점.

2. AI에게

“A4 1장 소개서 / 슬라이드 5장 소개서” 형태로 풀어 달라고 요청한다.

추천 서비스

• ChatGPT / CLOVA X / 뤼튼

톤을 “영업용” 인지 “내부 교육용”인지에 따라

다르게 잡을 수 있습니다.

5.18 다국어 문서 자동 번역·현지화

해외 고객·파트너와 일하는 경우 번역은 필수입니다.

단순 번역을 넘어 “현지 비즈니스 톤”으로 바꾸는 데 AI 번역기가 유용합니다.

추천 서비스

• 파파고(Papago)

한국어 사용자에게 익숙한웹·앱 기반 번역 서비스입니다.

https://papago.naver.com

• DeepL 번역기

문서 번역과 글쓰기 보정에 강한고품질 AI 번역 서비스입니다.

https://www.deepl.com/ko/translator

• Notion AI

번역 기능노션 페이지 전체를 한 번에 번역해주는 기능이 있어

글로벌 팀 협업에 유용합니다.

실무 활용 예

• “이 한국어 문서를 미국 파트너에게 보내는

비즈니스 영어로 자연스럽게 번역해줘.”

• 번역본을 다시 ChatGPT나 CLOVA X에 붙여넣고

“너무 딱딱하지 않게 다듬어줘.”

5.19 1인 RPA 자동화 시나리오

정식 RPA 도입까지는 아니더라도 직장인 개인 수준에서

간단한 반복 업무 자동화는 충분히 구현할 수 있습니다.

예를 들어

• 매일 같은 보고서 양식 만들기

• 특정 메일이 오면 요약해서 노션에 붙여넣기

• 폴더에 새 파일이 생기면 이름 규칙에 맞게 바꾸기

같은 작업들을 노코드·저코드 도구와 AI를 섞어 자동화할 수 있습니다.

로그인

비밀번호 찾기

재능아지트 초간단 구매방법

지식 큐레이션

＊큐레이터 추천 재능

[IT] [Part 02] 업무 자동화 툴 조합법 : 챗GPT + 자피어/메이크 + 노션으로 반복 업무 50% 줄이는 방법